Programmes et documents

Programmes et documents

Ouverture d'un document

Enregistrement (sauvegarde) d'un document

Nom du document

Le dossier de sauvegarde

Classer ses documents

Rechercher un document

Format d'un document

Extension d'un fichier

Formats de fichiers

- les fichiers texte

- les fichiers graphique

Programmes et documents :

On utilise un programme (application) pour créer ou ouvrir un document (fichier).
Exemple : l'application Word permet de créer ou d'ouvrir des documents .doc

On enregistre les fichiers créés dans le dossier Mes documents
On pourra faire des sous-dossiers pour classer les documents.

Important :
Le document (fichier), est le plus important, car il est unique !
(le programme (application) pourra toujours être réinstallé en cas de problème).
Le document doit être enregistré sur un autre support (disquette par exemple) en copie de sauvegarde.

Il est donc essentiel de savoir :
- créer ou ouvrir un document,
- enregistrer (sauvegarder) un document,
- faire des copies de sauvegarde (secours) d'un document..
Mais aussi :
- connaître le dossier dans lequel le document est enregistré (voir),
- connaître le format sous lequel le document est enregistré (voir).

Ouverture d'un document :

On peut ouvrir un document ou lancer un programme de différentes façons :
- menu Démarrer, Programmes...
- barre de lancement rapide,
- raccourci sur le Bureau,
- en explorant le contenu du disque dur.

Pour ouvrir un document, on a deux possibilités :
1 - Lancer le programme, et ouvrir le document à partir du menu Fichier, Ouvrir...
2 - Ouvrir le document directement :
- en double-cliquant sur son icône,
- en le sélectionnant dans le menu Démarrer, Documents s'il y est.

menu Démarrer, Documents :

C'est un dossier du menu Démarrer qui conserve les dix derniers documents utilisés.
Ces documents sont classés par ordre alphabétique.
Ce ne sont en fait que des raccourcis (voir).

- créer un raccourci d'un document sur le Bureau :

Il est plus pratique d'ouvrir un document directement depuis le Bureau.
Pour cela, il faudra placer un raccourci du document sur le Bureau.
Le document original, devra rester à l'intérieur de Mes documents. Et c'est lui qu'il faudra sauvegarder sur un autre support pour conserver une copie de secours.

2 méthodes sont utilisables pour créer un raccourci d'un document :

Enregistrement (sauvegarde) d'un document :

Que ce soit sur un traitement de texte, un programme de dessin, ou toute autre application, l'essentiel est de conserver ses données. Une panne de courant est toujours possible... un plantage de l'ordinateur également.

Différence entre "Enregistrer" et "Enregistrer sous..." :

Noter la différence entre :
- Enregistrer (le document en cours)
- Enregistrer sous... (permet d'enregistrer le document en cours sous un autre nom, ou dans un autre dossier, pour faire une copie de sauvegarde par exemple.
Attention, dans ce cas-là, c'est le dernier document enregistré qui est actif. On pourra le fermer et réouvrir l'ancien document au besoin.)

Copies de sauvegarde :

Une seule sauvegarde d'un document ne suffit pas !
- Il faut faire (au moins) une copie de sauvegarde, et de préférence sur un autre support (disquette, autre disque dur, etc.)
- On peut aussi faire des copies multiples (ex : document, document1, document2) pour pouvoir revenir à une version précédente.

Nom du document :

Il est important de bien choisir le nom de ses documents.
Le nom doit être suffisamment évocateur pour l'identifier rapidement.
Le nom du fichier doit être utilisable en cas de tri par nom à l'intérieur d'un dossier.

Pour une meilleure compatibilité avec Windows, l'idéal serait de choisir des noms :
- de huits caractères au maximum,
- sans caractères accentués.

Les chiffres dans le nom des documents :
On peut ajouter des numéros au nom des documents. Mais il vaut mieux choisir 01, 02, 03, etc plutôt que 1, 2, 3, etc. Car, en cas de classement par nom, après le chiffre 9... l'ordre n'est plus respecté : après 1, viendra 10.

Les dates dans le nom des documents :
Le format américain est l'idéal : aammjj (année, mois, jour)
Encore faut-il l'utiliser exclusivement, et s'en rappeler !

Certains caractères sont inutilisables dans les noms de documents, car ils sont réservés à Windows. Un message d'erreur s'affichera dans ce cas.

Deux documents situés dans le même dossier ne peuvent pas avoir le même nom.

Le dossier de sauvegarde :

Sur Windows, les documents sont normalement enregistrés dans le dossier Mes documents.
Ce n'est pas une règle absolue. Works, par exemple, crée son propre dossier Documents. Il vaut mieux ne pas l'utiliser.

Le dossier Mes documents situé sur le Bureau doit donc recevoir tous les fichiers personnels.
- Ce sera plus pratique pour y accéder.
- Ce sera plus simple lorsqu'on voudra effectuer une sauvegarde de ses documents.

Classer ses documents :

On pourra, bien sûr, créer des sous-dossiers à l'intérieur de Mes documents pour classer ses documents.

Pour plusieurs utilisateurs, on pourra :
- créer un sous-dossier par personne,
- créer un raccourci de chaque sous-dossier sur le Bureau.

On pourra également :
- créer des sous-dossiers par thèmes (Gestion, Internet, Téléchargement (voir), etc.),
- placer un raccourci de ces dossiers sur le Bureau, dans le menu Démarrer (voir), dans la barre de lancement rapide, etc.

- créer un sous-dossier dans Mes documents :

Rechercher un document :

Si l'on ne retrouve pas son document, il faut faire une recherche sur le disque dur.
- menu Démarrer, Rechercher, Fichiers ou dossiers... (voir)

Format du document :

Il faut d'abord distinguer :
- les différentes sortes d'applications (traitement de texte, tableur, base de données, logiciel de dessin, etc.)
- et les formats de document qu'elles utilisent.

Déterminer le format d'un document :

Pour connaître le format du document sur lequel on travaille, il faut considérer les trois lettres (extension) qui sont accolées à son nom.
- Cette extension n'est pas visible, dans l'affichage par défaut de Windows.
- Elle est néanmoins visible :

Certaines applications possèdent leur format spécifique (.doc pour Word).
Un traitement de texte peut ouvrir et enregistrer plusieurs formats de fichiers. Des fichiers texte évidemment.

L'extension d'un fichier :

Dans Windows, un nom de fichier est composé de deux parties :
- le nom du fichier,
- son extension.
Chaque fichier est identifiable grâce à son extension.
Cette extension n'est pas visible par défaut.

L'extension permet de connaître le type d'un fichier (application, document texte, page web, image, etc)
L'extension d'un fichier, c'est le point et les 3 caractères qui suivent le nom du fichier.

Affichage des extensions de fichiers :
Par défaut, l'affichage des extensions des fichiers est masqué sous Windows. Il est préférable de modifier ce réglage (voir)

On peut cependant voir l'extension d'un fichier comme ceci :

L'extension d'un fichier permet de savoir :

- quel est le type du fichier :
.exe = application
.dat = fichier de données
.txt, .doc, .rtf = fichier texte
.bmp, .jpg, .gif = fichier graphique
etc.

- quelle est l'application qui permet d'ouvrir le fichier :
.wks = Works
.doc = Word
.xls = Excel
(remarque : différentes applications peuvent ouvrir des fichiers, même si ces fichiers n'ont pas été créés par elles. Ex : un fichier .doc pourra être ouvert avec la plupart des traitement de texte)

En cas de doute sur l'extension d'un fichier, on peut consulter ce site :

http://www.marabout.com/

Formats de fichiers :

Les formats de fichier les plus utilisés sont ceux des fichiers texte et des fichiers graphique.
Il existe aussi des formats de base de données, de tableurs, etc.

Les fichiers texte :

Les trois principaux formats de fichiers textes :

Programmes utilisés pour ouvrir les fichiers texte :

Bloc-notes et Wordpad sont installés avec Windows dans :
- menu Démarrer, Programmes, Accessoires.

Word est le traitement de texte Microsoft.

On pourra placer un raccourci de ces programmes dans le dossier SendTo, afin de pouvoir choisir le programme à utiliser pour ouvrir un fichier (voir)

Les fichiers graphique :

Ce sont les fichiers d'images, les photos, les fichiers provenant d'un scanner, etc.
Plusieurs formats sont disponibles suivant l'application utilisée.

Programmes utilisés pour ouvrir les fichiers graphique :

.jpg est un format graphique qui s'ouvre avec... Internet Explorer si l'on double-clique dessus.
Mais comme les autres formats de fichiers graphiques (.gif, .bmp, etc.) on peut ouvrir ces fichiers avec un programme de dessin ou de visualisation d'image en utilisant la commande Fichier, Ouvrir...

Paint et Imaging sont installés avec Windows dans :
- menu Démarrer, Programmes, Accessoires.

Autres programmes :

Il existe des programmes freewares ou sharewares plus élaborés :